Seniorklubbens forhold til Personaledataforordningen fra 28. Maj 2018
Som andre klubber/foreninger har vi brug for personoplysninger for at kunne opfylde vores ”forpligtelser” overfor medlemmerne. Det betyder, at vi så skal overholde EU’s personaledataforordning uanset, at vi kun er en lille klub med en meget begrænset persondatabehandling. For større virksomheder, organisationer eller institutioner kræves en enorm indsats i forhold til analyser, beskrivelser, information, procedurer m.v.
For seniorklubben gælder principielt samme krav som for virksomheder m.fl. til gennemførelsen af lovliggørelsesprocessen, men selvfølgelig i væsentlig mindre omfang.
Processen skal sikre, at dokumentation, information til medlemmerne og procedurer nu og fremover overholder forordningen .
Må vi gøre det, som vi gør i dag ?
Ja det må vi ! Klubben behandler alene såkaldt ”almindelige” personoplysninger og kun til at opfylde den” kontrakt” med medlemmet, som klubben skal opfylde, når en person tegner medlemskab i foreningen.
Det betyder, at klubben har juridisk ”hjemmel” til at behandle persondata uden at skulle bede hvert medlem om ”samtykke” hertil. I juridiske termer hedder det, at ”interesseafvejnings-princippet jfr. artikel 6.1 litra f” giver hjemmel til at gøre det, som vi gør i dag.
Vores persondata ligger 1 sted.
- På en privat PCere – medlemsregisteret med alle oplysninger.
- På hjemmesidens bestyrelsesliste hvor bestyrelsens adresse/mailadresse og telefonnumre anført efter godkendelse fra bestyrelsens medlemmer.
- På hjemmesidens fotogallerier men kun i form af situationsbilleder.
Hvad skal klubben så alligevel gennemføre (har gennemført) !
Klubben skal gennemfører en lovliggørelsesproces. Vi skal- og har foretaget:
- Udpege en ”dataansvarlig” og en eller flere ”databehandlere”.
- Udarbejde en ”fortegnelse” over det vi foretager nu og vil foretage fremover omkring persondata jfr. en skabelon. Det er en dokumentation, som alene skal kunne vises til datatilsynet, og som er grundlag for udarbejdelsen af privatlivspolitikken – pkt. 3.
- Udarbejde en ”privatlivspolitik”, jfr. en skabelon. Skal bruges til information til vores medlemmer. Beskriver f.eks. hvad der indgår i ”fortegnelsen” og alle forhold omkring krav til samtykke ud over det vi gør i dag, sletning af data, datasikkerhed mv. Privatlivspolitikken er udsendt til alle medlemmer 3/2-2019. Den tages op på generalforsamlingen 7. Marts 2019.
Klik på knappen og læs privatlivspolitikken:
Fotos på hjemmesiden
Ifølge personaledataforordningen kræver ”situationsfotos” ikke samtykke fra enkeltpersoner, Skulle nogen alligevel ønske et foto fjernet, kontaktes Bjarne Larsen. Ved egentlige portrætbilleder kræves udtrykkeligt samtykke fra personen. Sådanne bruges ikke i klubben.